Julkaisuarkistot tutuiksi

Erilaiset selvitykset ja raportit ovat vaarassa piiloutua verkon uumeniin, sillä julkaisuarkistoja on paljon. Kirjaston ammattilaisten olisi hyvä tutustua arkistoihin perusteellisesti jo opintojen aikana.

Virallistieto eli viranomaisten selvitykset ja tiedotteet sekä tieteellinen tutkimus julkaistaan useimmiten verkossa. Tekstit löytyvät ainakin periaatteessa avoimista julkaisuarkistoista.

Nykyään virallisjulkaisuja painetaan vähän, jos ollenkaan. Painosmäärät ovat pieniä eikä julkaisuja löydy kirjastojen hyllyistä. Avoimuudestaan huolimatta verkkojulkaisut ja niiden sisältämä tieto ei ole aina helposti löydettävissä.

Kirjastoalan tradenomi Mari Myllyharju työskentelee erikoiskirjastossa valtioneuvoston kansliassa. Opinnäytetyössään Myllyharju selvitti ministeriöiden avoimien julkaisujen löydettävyyttä.

Paljon arkistoja

Julkaisuarkistot tunnetaan Myllyharjun mukaan vaihtelevasti. Haastetta lisää se, että arkistoja on tällä hetkellä monta, joten on vaikea muistaa niiden kaikkien olemassaoloa.

Kirjaston työntekijöiden olisi hyvä saada kattavat perustiedot julkaisuarkistoista jo alan opintojen aikana, sillä avoimet julkaisut täydentävät hyvin oman kirjaston kokoelmaa.

”On tärkeää tietää julkaisuarkistoista, niiden sisällöstä, ylläpidosta ja kuvailun tasosta. Arkistoista löytyy erilaisia aiheita ja julkaisutyyppejä.”

Kaikkia avoimia julkaisuja ei ole tallennettu julkaisuarkistoihin. Osa löytyy pelkästään organisaatioiden verkkosivuilta. Myllyharju sanoo, että kirjastolaisten verkkotiedonhakutaitojen pitää olla ajan tasalla. Taitojen pitää kattaa myös avoin tieto ja tiedontuottajat.

”Ei kannata liiaksi luottaa google-hakuun. Esimerkiksi ministeriöiden julkaisut löytyvät huonosti googlella, ellei tiedä julkaisun nimeä täsmälleen oikein tai osaa hakea juuri niillä metatiedoilla, joilla etsitty julkaisu on kuvailtu.”

Standardit kunniaan

Oma vastuunsa avoimien julkaisujen löydettävyydessä on julkaisijalla. On useita keinoja, joilla avoin tieto saadaan paremmin esille ja tiedontarvitsijoiden käyttöön. Tekniset ratkaisut ja standardin mukainen toiminta on kaiken perusta.

”Sähköiset julkaisut tarvitsevat julkaisuarkiston, jonne ne voidaan arkistoida. Ne tarvitsevat pysyväisosoitteet eli URN-tunnisteet.” 

Tietoa ei pidä sinetöidä ja varastoida vaan se pitää verkossa laittaa esille ja löydettäväksi. Julkaisut pitää kuvailla huolellisesti, jotta sisältö on löydettävissä. Myllyharjun mukaan on erityisen tärkeää, että julkaisut löytyvät vuosienkin päästä ilmestymisensä jälkeen. 

”Kuvailutiedoissa täytyy käyttää Kansalliskirjaston metadatasuositusta, jotta metatietoja voidaan hyödyntää muuallakin. Julkaisut tarvitsevat laadukkaat asiasanat, jotka perustuvat johonkin yleiseen asiasanastoon tai ontologiaan. ”  

Kirjastoalan osaamisesta on paljon hyötyä julkaisutuotannossa. Myllyharju painottaa, että julkaisijan pitää osata asettautua tiedon etsijän asemaan. Tiedontuottajan on osattava tiedonhakua teoreettisessa mielessä ja ymmärrettävä tiedonhaun prosessia.

”Tiedontuottajan pitää tunnistaa julkaisujensa kohderyhmät ja niiden lähestymistavat tietoon. Kaikki eivät hae tietoa samalla tavalla.” 

Julkaisuarkiston ja sen sisältämien julkaisujen markkinointia pitää tehostaa. Myös julkaisuarkistot tarvitsevat kokoelmanostoja samalla tavalla kuin kirjastoissa tehdään. 

”Julkaisun tallentaminen arkistoon ei riitä, vaan sisältöjä pitää nostaa esiin aina aiheen ajankohtaistuessa.” 

Valto palvelee

Ministeriöiden tuottamat avoimet sarjajulkaisut tallennetaan julkaisuarkisto Valtoon. Sen kautta julkaisut ovat maksuttomasti kaikkien käytettävissä. Valto on julkaisuarkistona verraten uusi, joten kaikki tiedontarvitsijat eivät sitä välttämättä tunne.

”Julkaisut löytyvät Valtosta vuodesta 2016 alkaen. Osa ministeriöiden sarjajulkaisuista löytyy pidemmältä ajalta, koska niitä on viety sinne takautuvasti.”

Valton ladatuimmat julkaisut top 3 -listaus kertoo monipuolisesta julkaisuarkistosta, josta tiedontarvitsijat Suomesta ja muualta löytävät erialojen tietoa ja erilaisia julkaisutyyppejä erilaisiin tiedontarpeisiin. Tarjolla on tutkimuksia, ohjelmatekstejä ja ohjeita.   

”Ykkösenä on tällä hetkellä tutkimusjulkaisu, joka käsittelee perustulokokeilua Suomessa. Julkaisu on englanninkielinen, joten tekstiä on ladattu ja luettu myös Suomen rajojen ulkopuolella. Toisena on entisen pääministerin Antti Rinteen hallituksen ohjelma. Kolmanneksi ladatuin julkaisu on ohje lapsen elatusavun suuruuden arvioimiseen.” 

Julkaisuarkistot toimivat parhaimmillaan näkymättömästi tiedontarvitsijoiden apuna ja ilona. Huolella suunnitellut tekniset ratkaisut ja hyvä kuvailu takaavat, että tieto on sujuvasti selattavissa ja löydettävissä.

Lue Mari Myllyharjun opinnäytetyö Theseuksesta, joka on Suomen suurin julkaisuarkisto.

Mari Myllyharju: Ministeriöiden avoimien verkkojulkaisujen löydettävyys: Tiedon tuottajasta tiedonhakijaan (2019) http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019120223856