Kirjasto ilman henkilökuntaa

Kylmäasema, lisäpalvelu vai vaihtoehto lakkauttamiselle? Kysyimme kokemuksia itsepalvelukirjastosta Mynämäeltä, Hämeenlinnasta ja Vantaalta.

Itsepalvelukirjasto, omatoimikirjasto tai ”mer öppet”. Monta nimeä, sama asia. Osa sitä vastustaa, osa rakastaa. Mutta mitä sanovat ne, jotka sitä jo tekevät?

Mietoisten itsepalvelukirjasto Mynämäellä toimii kylmäasemaperiaatteella ilman henkilökuntaa. Kylätalo Mietolaan koottiin erilaisia palveluja ja samassa avattiin uusi kirjasto. Suunnittelussa oli mukana kuntalaisia. Erityisesti tilojen tuunaaminen kiinnosti.

”Kirjaston muutostyössä auttoi Tuunataan yhdessä kyläkirjasto -projekti. Se aktivoi asukkaiden osallistumista. Projekti toteutettiin Tavastilan koulun oppilaiden ja Saaren kartanon taitelijaresidenssin yhteisötaitelija Pia Bartschin yhteistyöllä”, kertoo Mynämäen kulttuuri- ja kirjastopalveluvastaava Viktoria Kulmala.

Henkilökunta ja asiakkaat ovat olleet oikein tyytyväisiä kirjaston toimintaan.

”Tehdyn kyselyn mukaan asiakkaat viihtyvät tiloissa ja kokevat kirjaston omakseen. Laajat aukioloajat koetaan hyväksi asiaksi. Kirjastossa voi piipahtaa milloin vaan sopii.  Toisaalta tilan pienuus ja sitä kautta valikoiman pienuus askarruttavat. Asia pyritään korjaamaan vaihtuvilla näyttelyillä”, sanoo Kulmala.

 

Sijainti on tärkeä

Asiakkaiden ja henkilökunnan välisessä vuorovaikutuksessa käytetään reissuvihkoa. Asiakkaat kirjaavat siihen toiveitaan, jotka henkilökunta käyntiensä aikana kuittaa.

Kulmalan mukaan kylmäasemamallilla toimivan omatoimikirjaston edellytyksiä ovat sopiva sijainti ja innostunut asiakas- ja henkilökunta. Sekä henkilökunnalta että myös asiakkailta tarvitaan näkemyksiä ja ideoita palvelun kehittämiseen.

”Henkilökunnalta tarvitaan kekseliäisyyttä ja jokapäiväistä toiminnan kyseenalaistamista. Asiakkailta toivon aktiivisuutta tilojen ja toimintojen kommentoinnissa.”.

 

Hämeenlinnassa lisäpalveluna

Yksi syy Hauhon kirjaston omatoimikirjaston kehittämiseen oli henkilökunnan vähyys. Uutta henkilöstöä ei eläköitymisten myötä ollut luvassa, mutta kirjastopalvelu haluttiin alueella säilyttää edelleen elinvoimaisena. Kirjaston aukioloa haluttiin laajentaa myös vapaa-ajan asukkaiden toiveiden perusteella.

Hauholla omatoimikirjasto on lisännyt sekä kirjaston että kokoelmien käyttöä.

”Maalla on hyvä, että kirkonkylästä löytyy paikka, jossa voi oleskella ja viettää aikaa myös kirjaston aukioloajan ulkopuolella. Kirjaston ovet avautuvat kaikille halukkaille lukijoille”, sanoo kirjasto-palvelupisteen kirjastovirkailija Pirkko Nurminen.

Hauholla asiakkaat näkevät kirjaston uuden lisäpalvelun mahdollisuutena. Osa asiakkaista käyttää kirjastoa vain omatoimiaikana.

”Ne, jotka ovat tottuneet omatoimiasiointiin sanovat, että on mukavaa saada rauhassa tutkia aineistoja.”

 

Ei ihan ongelmatonta

Ihan ongelmatonta omatoimikirjaston perustaminen ja ylläpito eivät ole olleet. Nurmisen mukaan olisi hyvä, jos kulunvalvonta ja kirjastojärjestelmät pelaisivat hyvin yhteen.

”Tällä hetkellä Hauholla pidetään kahta henkilörekisteriä, toinen kulunvalvonnasta ja toinen lainaajista. Tämä on työlästä. On neuvoteltava kirjastoalan ja lukkoalan ihmisten kanssa. Kehittämistyötä tekee moni asiantuntija, mutta yhteisen kielen löytäminen on vaikeaa. Toivomme, että toiminta olisi tässä kohtaa sujuvampaa.” 

Omatoimikirjastossa tekninen toimintavarmuus on a ja o. Palvelun käytön pitäisi olla asiakkaille yksinkertaista ja sujuvaa. Omatoimikirjaston pioneeriprojektissa on havaittu myös, että kun käytännöt muuttuvat, on ne aina tarkasti tiedotettava ja opastettava asiakkaille.

”Ongelmatilanteiden varalle olemme miettineet, pitäisikö kirjastossa olla esillä ”päivystävän” kirjastolaisen puhelinnumero, ihan kaiken varalta”, Nurminen pohtii.

 

Parempi kuin ei mitään

Nurmisen mukaan on erittäin tärkeää, että kirjaston henkilökunta pääsee heti omatoimikirjaston suunnitteluvaiheessa mukaan palvelun ideointiin. Mukana oleminen sitouttaa henkilökuntaa. Lisäksi se auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan palvelun toimivuuden kannalta tärkeitä kysymyksiä jo suunnitteluvaiheessa, sillä asiantuntemus on kuitenkin siellä ”tiskin takana”.

Omatoimikirjasto tuo lisämahdollisuuksia ja laajentaa kokoelmien käyttöä. Kirjastoasiakkaita palveleva konsepti on räätälöitävissä paikkakunnan ja alueen tarpeiden mukaan, kun vain suunnitellaan se huolellisesti. Mahdollisuus henkilökunnan sekä asiakkaiden vuorovaikutukseen on arvokasta, joten siitä Nurminen haluaa pitää kiinni.

”Kuitenkin omatoimikirjasto on parempi kuin ei kirjastoa ollenkaan. Toisaalta pienikin palvelukirjastoaika on takuulla tarpeen jokaisessa kirjastossa, ihan kylmiä kirjastoja en heti lämpimästi suosittele”, sanoo Nurminen.

 

Vantaalle lisää omatoimikirjastoja

Vantaalla Pointin ja Pähkinärinteen omatoimikirjastoissa kävijämäärät ovat nousussa. Tarkoituksena on avata lisää omatoimikirjastoja vuonna 2015. Kirjastopalveluiden johtajan Mikko Vainion mukaan tavoitteena on parantaa kirjastopalveluiden laatua innovatiivisella tavalla. Omatoimikirjastoajatus ei ole pakon sanelema hätäratkaisu kirjastopalvelun säilyttämiseksi. 

Pointin kirjaston omatoimipalvelun ideointi käynnistyi henkilökunnan aloitteesta. Alueen lapsia, nuoria ja perheitä haluttiin palvella aikaisempaa paremmin. Palvelutason nostamiseen etsittiin ideoita ja malleja sekä Tanskasta, Ruotsista että suomalaisista ratkaisuista. Uuden palvelumallin hyödyt nähtiin nopeasti.

”Puoli vuotta toiminnan aloittamisen jälkeen oli jo selvää, että muuallekin Vantaalle halutaan omatoimikirjastoja. Haluajia ovat sekä kirjastolaiset että asukkaat. Pähkinärinteen kirjaston remontin yhteydessä oli helppo päättää, että myös sinne tulee omatoimikirjasto”, kertoo Vainio.

 

Ei ikärajaa

”Olemme muusta Suomesta poiketen päätyneet siihen, että omatoimikirjastoissamme ei ole ikärajaa eikä ennakkoilmoittautumista, vaan kuka tahansa HelMet-kirjastokortin haltija pääsee sisään halutessaan ja hyvinkin spontaanisti.”, korostaa Vainio.

Kiinteistötekniikalla ja tiloilla on suuri merkitys omatoimikirjastojen perustamisessa. Jokainen tila on omanlaisensa. Lisäksi talotekniikka voi olla kirjastolaisille tuntematonta.

”Tilat voivat soveltua omatoimikirjastoksi hyvin tai huonosti, ne voivat olla liian matalia tai sokkeloisia ja talotekniikka saattaa olla niin vanhaa, että kokonaisuus voi muuttua kovin monimutkaiseksi tai kalliiksi. Kunnan kiinteistöistä vastaavien ihmisten asenne on omatoimikirjaston perustamisvaiheessa tärkeää. Vantaan tilakeskuksen asenne on ollut kohdallaan ja olemme saaneet korvaamatonta apua”, Vainio kiittelee.

 

Joustavuutta työaikaan

”Asiakkaiden osallistamisessa ja palvelumuotoilussa on käytetty apuna ulkopuolista yritystä. Asiakkaiden mielipiteiden kuuleminen jatkuu kirjaston avaamisen jälkeenkin. Sekä kirjaston henkilökunta että asukkaat tietävät, että kokonaisuutta ja toimintatapoja voidaan aina tarvittaessa muuttaa.”

Henkilökunnan keskuudessa omatoimikirjaston joustavat aukioloajat ovat virittäneet ajatuksia, miten työaikaa voi myös käyttää joustavasti.

”Omatoimikirjaston työntekijät voisivat tarvittaessa vaikka osallistua yhdessä koulutuksiin, ja antaa kirjaston toimia sen ajan itsekseen. Samoin hiljaisina päivinä voisi olla mahdollista kytkeä kirjasto omatoimikäyttöön ja poistua paikalta vähin äänin”, visioi Vainio.

Asiakastutkimus on vielä kesken ja osa kokemuksista niukkoja, mutta käytön lisääntyminen jopa 50 %:lla on iloinen asia.

”Aukioloaikojen laajentumisella on suuri merkitys asiakkaille. Esimerkiksi Pähkinärinteen kirjasto on asiakkaiden käytettävissä myös viikonloppuisin, mitä se ei aikaisemmin ollut.”

Omatoimisuuden aste voi myös vaihdella. ”Puoliomatoiminen”, ruotsinkielinen lastenkirjasto Sandkulla bibliotek, antaa kirjaston avaimia määriteltyjen sidosryhmien käyttöön. Käytössä kannattaa olla nykyaikaiset avain- ja lukkomallit, jolloin toiminta on turvallista.

”Omatoimikirjastojen perustamisen kautta tavoitteena on siirtää henkilöstön työpanos paremmin suoraan asiakkaiden iloksi, ei ovien avaamiseen ja kassakoneen käyttöön. Uudistus ei tarkoita pelkkää tekniikan käyttöönottoa. Koko palvelukonsepti on uudistettava hyödyntämään tekniikkaa.”

 

Jo 51 itsepalvelukirjastoa

Kartoitimme itsepalvelukirjastojen tilannetta syyskuussa 2014. Kirjastolehden toteuttamaan kyselyyn vastasi 138 kirjastoa.

Vastausten mukaan 51 kirjastossa joko on jo, tai suunnitellaan itsepalvelukirjaston perustamista. 87 kirjastossa ei ole vastaavia suunnitelmia.

Valtaosa nykyisistä tai suunnitelluista itsepalvelukirjastoista on lisäpalvelu aukiolojen lisäämiseksi (88,2 % eli 45 kirjastoa). Kahdeksalle kirjastolle itsepalvelukirjasto on vaihtoehto lakkauttamiselle ja kuusi toimii kylmäasemakirjastona.

Itsepalvelukirjastoa ei yleensä koeta säästötoimena (74,5 % eli 38 kirjastoa). Seitsemässä kirjastossa itsepalvelulla haetaan säästöä 20 000–30 000 euroa, kolmessa kirjastossa 30 000 – 50 000 euroa ja kolmen kirjaston mielestä yli 50 000 euroa.

Lisätietoa omatoimikirjastoista Kirjastoalan keskiössä -blogissa http://blogit.kirjastot.fi/kokemuksia-omatoimikirjastoista

 

Toimittajalta

Puhutaanko itsepalvelukirjastosta, omatoimikirjastosta, laajennetusta kirjastopalvelusta vai mistä? Käsitteen määrittely on vielä kirjavaa ja sisältää arvolatauksia. Niin on varmasti aina, kun uusia ideoita, ajattelu- ja toimintatapoja tunnustellaan ja testataan.

Nyt näyttää siltä, että itsepalvelu-käsite vakiintuu tilastointeihin, sillä itsepalveluaukioloaikojen tallennus tullaan lisäämään tilastotietokantaan. Tiedot kerätään vuoden 2014 tilastoihin eli tallennus tehdään ensimmäisen kerran vuoden 2015 keväällä.

Onko kyse sittenkään niin reippaasta muutoksesta kuin miltä ensin ajatukselta vaikuttaa? Itsepalvelua kirjastoissa on ollut jo pitkään. Lainaus- ja palautustoiminnot ovat automatisoituneet, varaukset tehdään itse ja saapuneen aineiston voi noutaa ilman virkailijan palvelua. Myös asiakkaiden omatoimisuus tiedonhaussa on lisääntynyt, kun esimerkiksi verkkopalveluiden ja -aineistojen käytettävyys on parantunut.

Omatoimikirjaston isoin muutos onkin ehkä asiakkaiden mahdollisuudessa astua kirjastotilaan myös silloin, kun siellä ei ole henkilökuntaa paikalla. Julkinen kirjastotila ja sen kokoelmat (ja sen tunnelma!) ovat asiakkaiden käytössä laajasti ja monipuolisesti. Kirjaston viihtyisyys ja innostavuus, sen tarjoamat tiedonlähteet ja elämykset ovat saavutettavissa ja käytettävissä.

Asiakkaiden omatoimisuus ei mahdollistu ilman henkilökunnan osaamista ja tietämystä. Aineistojen hankinta ja esille laittaminen, kokoelmien esittely eri tavoin (verkossa, tilassa, erilaisissa tapahtumissa) on edelleen tärkeää. On myös hyvä muistaa, että ”kylmäasemakirjastossakin” kirjastolaisen osaaminen näkyy ja tuntuu kokoelmissa, tilankäytön ideoissa ja asiakasympäristön tuntemuksessa.

LEENA ELENIUS